Durée de conservation des documents d’entreprise à La Réunion : guide 2026

À La Réunion comme dans le reste de la France, une entreprise doit conserver les documents reçus ou émis pendant des durées minimales qui varient selon leur nature. Garder trop peu expose à l’impossibilité de répondre à un contrôle ou de défendre ses droits ; garder trop longtemps augmente les coûts, les risques de fuite et les difficultés de conformité au RGPD.

Voici un guide opérationnel pour classer, archiver puis détruire vos documents au bon moment. Il présente les règles générales : des obligations sectorielles peuvent prévoir d’autres durées.

Les principales durées de conservation à connaître

• Contrats et conventions commerciaux, ainsi que la correspondance commerciale : 5 ans.

• Documents bancaires, notamment relevés et talons de chèques : 5 ans.

• Livres et registres comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

• Bons de commande, bons de livraison et factures clients ou fournisseurs : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

• Documents fiscaux sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de contrôle : 6 ans dans le cas général.

• Comptes annuels : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

• Double des bulletins de paie : 5 ans pour l’employeur ; pour le bulletin électronique, disponibilité garantie pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Ces durées sont issues de la fiche officielle Entreprendre.Service-Public.fr sur la conservation des documents d’entreprise. Vérifiez toujours la date de départ du délai et les règles propres à votre secteur.

RGPD : ne pas confondre obligation d’archiver et conservation illimitée

Un document peut devoir être gardé pour respecter une obligation légale, mais les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. La durée doit être déterminée selon la finalité du traitement.

La CNIL distingue trois étapes : la base active, utile aux opérations courantes ; l’archivage intermédiaire, réservé aux dossiers clos encore nécessaires pour une obligation ou un contentieux ; et, dans certains cas seulement, l’archivage définitif. L’accès aux archives intermédiaires doit être limité aux personnes habilitées.

La CNIL détaille ce cycle de vie et les durées de conservation. À l’échéance, les données doivent être supprimées, anonymisées ou orientées vers un archivage définitif lorsqu’un fondement le justifie.

Facturation électronique : ce qui change à La Réunion

La réforme de la facturation électronique concerne les entreprises établies à La Réunion, où la TVA est applicable. Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.

• Émission obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI.

• Émission obligatoire à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.

• Les documents établis ou reçus sur support informatique, dont les factures, doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de leur établissement.

Le calendrier et les modalités sont présentés par Entreprendre.Service-Public.fr dans sa mise à jour du 27 février 2026. Cette évolution rend indispensable une politique documentaire cohérente entre archives papier et numériques.

La méthode en 5 étapes pour reprendre le contrôle de vos archives

1. Inventorier les familles de documents

Recensez les documents comptables, fiscaux, sociaux, commerciaux, RH, techniques et les données clients. Identifiez leur format, leur volume, leur localisation, leur niveau de confidentialité et le service responsable.

2. Construire un tableau de conservation

Pour chaque famille, notez la durée applicable, le point de départ, le fondement juridique, le responsable et le sort final : destruction, anonymisation ou archivage définitif. Faites valider les cas sensibles par votre conseil juridique ou votre expert-comptable.

3. Séparer l’actif de l’archive intermédiaire

Les dossiers utilisés au quotidien ne doivent pas être mélangés avec ceux conservés uniquement pour preuve ou conformité. Cette séparation réduit les accès inutiles, accélère les recherches et facilite l’application des échéances.

4. Sécuriser et tracer les accès

Définissez des habilitations, un suivi des sorties et restitutions, des conditions de stockage adaptées et un plan de continuité. Pour les documents numériques, prévoyez des sauvegardes protégées, hors site et hors ligne lorsque le risque le justifie.

5. Organiser une destruction confidentielle et traçable

Une fois l’échéance atteinte et l’absence de litige vérifiée, les archives confidentielles ne doivent pas rejoindre une poubelle ordinaire. Faites détruire les documents et supports de manière sécurisée et conservez une preuve de l’opération.

Quand externaliser la gestion de ses archives ?

• Vos bureaux ou votre salle d’archives sont saturés.

• Les équipes perdent du temps à retrouver les dossiers.

• Les accès, mouvements ou échéances ne sont pas tracés.

• Les documents contiennent des données sensibles.

• Vous préparez un déménagement, une numérisation ou une opération de destruction.

• Vous devez articuler archives papier, documents numériques et plan de reprise d’activité.

L’externalisation permet de libérer de l’espace, de professionnaliser la traçabilité et de mobiliser les équipes sur leur cœur de métier, à condition de choisir un prestataire qui garantit la confidentialité, la sécurité des sites, les délais de restitution et la destruction contrôlée.

Passez d’un stock d’archives à une politique documentaire maîtrisée

JHP Securdoc accompagne les entreprises, collectivités et professions réglementées de La Réunion pour le stockage sécurisé des archives, la numérisation et la destruction confidentielle de documents et supports informatiques.

Vous souhaitez évaluer vos volumes, vos risques et vos priorités ? Demandez un diagnostic et un devis à JHP Securdoc.